tips voor het organiseren van een webinar

Vandaag de dag worden veel ondernemers gedwongen om hun communicatie van offline naar online te verplaatsen. Hierdoor kan het lastig zijn om in contact te komen met potentiële en bestaande klanten. Een webinar organiseren is een geschikte oplossing hiervoor. Met een webinar informeer jij namelijk je klanten op een interactieve manier.

Wil jij een webinar organiseren? In deze blog leg ik je alles uit over wat een webinar is, waarom je deze zou moeten organiseren en ik geef een handig stappenplan voor het organiseren van een geslaagde webinar!

In dit artikel:

Wat is een webinar?

Kort gezegd is een webinar een online presentatie. Het woord ‘webinar’ is een samentrekking van de woorden ‘web’ en ‘seminar’. Het verschil tussen een seminar en webinar is dat bij een seminar een fysiek publiek is, terwijl bij een webinar alles online gaat. De deelnemers volgen de presentatie van achter hun computer. Een webinar kan je geven aan tientallen of zelfs duizenden deelnemers, en dat allemaal vanaf je huiskamer of kantoor. Zijn er mensen die je webinar toch hebben gemist? Deze kan je een replay van het webinar toesturen, zodat ook zij het webinar achteraf nog kunnen bekijken. 

Waarom een webinar organiseren?

Een webinar organiseren heeft meerdere voordelen:

  • De drempel voor het aanmelden voor een webinar is laag. De meeste webinars zijn gratis en duren een uur, om het zo toegankelijk te houden voor iedereen. Daarnaast is het eenvoudig voor mensen om deel te nemen. Het enige wat deelnemers nodig hebben is een internet connectie en een computer, tablet of smartphone.
  • Je krijgt direct contact met de deelnemers. Zij kunnen via een chat vragen stellen, feedback geven en communiceren met elkaar. Ook is er interactie mogelijk door middel van quizes en/of polls. Als spreker kan je daar in je presentatie op in spelen, waardoor het direct boeiender wordt voor je kijkers.
  • De mensen die zich aanmelden voor het webinar kan je automatisch laten aanmelden voor je nieuwsbrief, om ze zo verder te informeren.
  • Door het geven van webinars zet je jezelf als expert weg. Door jouw kennis te delen laat je zien dat je kundig bent op een bepaald onderwerp. Dit vergroot direct je geloofwaardigheid als bedrijf. 
  • Het geven van webinars is een manier om leads te verkrijgen. Door content te delen, bouw je een relatie met je doelgroep op. Je steekt energie in ze en je leert ze beter kennen. 

Ben je bezig met de voorbereidingen voor een webinar en kan je wel wat hulp gebruiken? Maak dan gebruik van onze hulplijn en spar met een Angler!

Anglers webinar

Bij Anglers moeten wij in deze tijden ook op een andere manier onze contacten benaderen. Daarom gaven wij onlangs zelf een webinar. In het webinar besprak Jules alles over online ondernemen tijdens de crisis. Wij gebruikten hiervoor twee verschillende tools: WebinarGeek en ActiveCampaign. Wij kregen veel positieve feedback op onze webinar. Het verhaal was helder en de tools werkten gemakkelijk. 

Graag delen wij onze inzichten en stappen met jullie! Met het volgende stappenplan is het super eenvoudig om een webinar te organiseren. Direct meer hulp nodig? Neem dan contact met ons op.

een webinar maken met webinargeek
Een webinar maken met Webinargeek

Het webinar stappenplan: Hoe werkt een webinar?

Stap 1. Content is key

We beginnen direct met het allerbelangrijkste: Het onderwerp van jouw webinar. Een goed onderwerp speelt in op de informatiebehoefte van jouw doelgroep. Ga dus goed na wie jouw doelgroep is en waar zij graag meer informatie over willen krijgen. Zo kan een webinar bijvoorbeeld gaan over trends die op dat moment spelen. Zorg dat er meerwaarde in jouw presentatie zit, anders zullen mensen zich niet inschrijven. 

Bedenk ook wat jouw doel is met het webinar. Je geeft je webinar uiteindelijk omdat je ermee iets wilt bereiken. Wil je informeren, activeren of inspireren? Formuleer helder wat je naar je doelgroep wilt overbrengen. 

Let op! Maak van jouw webinar geen verkooppraatje. De deelnemers zijn gekomen om waardevolle informatie te ontvangen, niet om iets te kopen bij jou. Uiteraard kan je leads genereren door middel van jouw webinar, maar doe dit niet direct in je webinar. Bied ze eerst waardevolle content aan en zorg dat je later nogmaals benaderd. Dit laat zien dat je investeert in je doelgroep en dit kan uiteindelijk nieuwe deuren openen. 

Naast het onderwerp zijn zaken als de juiste spreker, de presentatie en datum en tijd belangrijk. De spreker moet zeker in zijn schoenen staan en weten waar hij of zij het over heeft. Je kan er ook voor kiezen om meerdere presentatoren in je webinar mee te nemen en die te laten vertellen over hun eigen specialismen. 

Stap 2. Kies de juiste webinar tools

Je hebt veel verschillende soorten tools waar jij jouw webinar op kan uitzenden. Wanneer je een webinar organiseert is de juiste tool uitzoeken essentieel, dit voorkomt namelijk problemen met beeld en geluid tijdens het uitzenden van het webinar. Ook maakt goede software het gemakkelijker voor jou om je webinar in te richten naar jouw behoeftes. Webinar platformen zijn bijvoorbeeld Zoom, Adobe Connect en WebinarGeek

Wij hebben zelf gewerkt met WebinarGeek. WebinarGeek is een eenvoudige tool die je gemakkelijk aanpassingen laat maken aan je webinar. Er zijn chat functies aanwezig en er kunnen interacties geactiveerd worden tijdens het webinar. Dit maakt jouw webinar een stuk interessanter! Ook wordt het webinar automatisch opgenomen. Achteraf heb je dus een replay die je op kan sturen naar de deelnemers, maar ook online kan delen. 

Stap 3. je webinar promoten

Je organiseert je webinar niet voor niks. Je wilt dat mensen kijken! De grote vraag is: Hoe zorg je ervoor dat mensen zich aanmelden voor jouw webinar? Ten eerste: Maak aantrekkelijke visuals om jouw webinar te promoten! Plaats erbij een duidelijk call-to-action naar de landingspagina waarop mensen zich kunnen inschrijven voor het webinar. 

Op WebinarGeek kan je een landingspagina maken, maar je kan ook het inschrijfformulier gemakkelijk embedden op een landingspagina van jouw eigen website. Voordeel van een landingspagina op je eigen website is dat je je bezoekers kunt volgen. Vertel op de landingspagina wanneer het webinar plaatsvindt en waar het webinar precies over gaat. Welke punten worden er precies besproken? Maak dit concreet zodat mensen weten wat ze van jouw webinar kunnen verwachten. 

Nieuwsbrief

Stuur een nieuwsbrief naar jouw nieuwsbrief database. Mensen die zich hebben ingeschreven voor jouw nieuwsbrief hebben interesse in jouw bedrijf, grote kans dat zij ook geïnteresseerd zijn in het onderwerp van je webinar! 

Social media

Plaats promotiemateriaal op jouw social media kanalen. Laat overal duidelijk zien dat jij een webinar geeft: Verander bijvoorbeeld ook je banner met een oproep naar het webinar en maak een evenement aan voor het webinar. Promoot daarnaast ook je webinar in groepen die gerelateerd zijn aan het onderwerp van je webinar, hier zitten mensen tussen die hoogst waarschijnlijk geïnteresseerd zijn in je webinar. 

Door budget te steken in je webinar kan je meer mensen binnen jouw doelgroep benaderen. Zo kan je advertenties inzetten op social media gericht op conversies. Hiermee  kan je precies zien hoeveel weergave je advertentie krijgt, hoeveel kliks de link in je advertentie krijgt en hoeveel conversies jij eruit haalt. Meten = weten! 🙂

Tip: Een video waarin de spreker het webinar uitlicht kan goed werken. Dit laat een voorproefje zien van hoe jouw webinar uiteindelijk zal zijn. 

Pop-up op website 

Laat duidelijk op jouw eigen website zien dat er een webinar gepland staat. Plaats bijvoorbeeld een pop-up die mensen te zien krijgen wanneer ze op jouw pagina terechtkomen. Hierdoor kunnen ze niet om je webinar heen. Wij gebruiken zelf de tool OptinMonster

Gebruik externe websites

Plaats de aankondiging van je webinar op externe websites. Denk aan partners, websites over hetzelfde onderwerp van je webinar en op fora/communities. Wij plaatsten onze webinar aankondiging op een community platform: Corona Community Care. 

Eigen connecties

Last but nog least, benader je eigen connecties! Vraag je collega’s of ze willen helpen met het promoten van het webinar door een bericht te plaatsen op hun eigen social media accounts. Ook kunnen ze relaties persoonlijk benaderen door te mailen of te bellen. 

Stap 4. Een goede e-mail flow is essentieel

Wanneer je bezig bent met het organiseren van een webinar is het belangrijk om een duidelijke e-mail flow te hebben. Zo is het belangrijk dat er een bevestiging mail, een reminder mail en een opvolg e-mail uitgestuurd wordt. In WebinarGeek kan je kiezen om je eigen e-mails uit te sturen of deze door WebinarGeek uit te laten sturen. Met WebinarGeek kan je de e-mails aanpassen, maar hier zitten beperkingen aan. Het voordeel van eigen e-mails uitsturen is dat je beter de content kan bepalen in de uitingen, je verzamelt contactgegevens van de deelnemers en je kan meten wat er gebeurt binnen de e-mails (denk aan clicks). Het vergt wel wat meer voorbereiding. 

Wij hebben ervoor gekozen om zelf onze e-mails uit te sturen. Dit hebben wij gedaan met ActiveCampaign. Hierin kan je e-mails klaarzetten en automatiseren. Ook heb je direct duidelijk wie zich heeft aangemeld en kan je lijsten gemakkelijk segmenteren. Wil je hier meer informatie over? Bekijk dan de volgende links: ActiveCampaign koppelen met WebinarGeek en Triggers

Tips:

  • Zorg dat je bij een bevestiging mail een link bijvoegt waarmee de deelnemers het webinar gemakkelijk in hun agenda kunnen plaatsen. Ook is het leuk om een count-down bij te voegen, zo is direct duidelijk hoe lang het nog duurt voordat het webinar van start gaat. 
  • Door een reminder e-mail vergeet de deelnemer zijn inschrijving niet. Belangrijk is om in ieder geval een uur van tevoren een reminder e-mail te sturen. Vergeet niet de webinar link toe te voegen, zo kunnen zij direct naar het webinar toe. 
  • Segmenteer je opvolg mail! Zorg dat je een aparte e-mail stuurt naar je kijkers en naar de niet-kijkers. Zo personaliseer je de e-mails en kan je de juiste informatie sturen. 

Kom je er niet uit? Neem gerust contact met ons op!

Stap 5. Testen, testen, testen! 

Het is essentieel dat je het webinar test, vergeet dit dus niet! Check hierbij het geluid, het beeld en de gebruikerservaring van het programma. Zo kom je tijdens het webinar geen gekke verrassingen tegen. 

Wij adviseren dat je ver van tevoren het programma checkt met een test webinar, zo kan je zien wat er mogelijk is tijdens het webinar en hoe je dit in je presentatie wilt implementeren. Check daarna nog eens kort van tevoren of je presentatie goed werkt. 

Tip: Wijs een moderator aan. Een moderator kan tijdens het webinar de chat in de gaten houden.

Check samen met de moderator of deze chat goed werkt en maak duidelijke afspraken over wie wat doet tijdens het webinar. 

Stap 6. Het webinar: Het moment waar iedereen op wacht!

Maak een draaiboek voor het webinar. Wat moet je niet vergeten kort voor het webinar, tijdens het webinar en na het webinar? Zet er bijvoorbeeld in dat een moderator foto’s maakt van het webinar om later te delen via social media kanalen. 

Wanneer je begint met het webinar kan je het beste als eerst vragen of iedereen je goed kan zien en horen. Mensen kunnen hierop reageren via de chat. Hierna kan je iedereen welkom heten en uitleggen dat mensen via de chat vragen kunnen stellen. 

Tijdens de presentatie is een goede balans belangrijk tussen het geven van de presentatie, het beantwoorden van vragen en het activeren van interacties. Zorg dat er genoeg te zien is, mensen zijn namelijk geneigd om snel weg te drukken wanneer het saai is. Interacties die toegevoegd kunnen worden zijn bijvoorbeeld polls, quizzen, video’s en je kan zelfs je scherm delen. 

Stap 7. Vergeet de deelnemers niet op te volgen

Wanneer het webinar is afgelopen is het belangrijk dat je de deelnemers goed opvolgt. Uiteraard stuur je de opvolgmail naar de twee segmenten: kijkers en niet-kijkers. Bekijk daarnaast ook wie mogelijke leads zijn en bestudeer hoe je ze het beste kan benaderen. Check ook de chat geschiedenis van het webinar. Hadden mensen bijvoorbeeld nog vragen die nog niet beantwoord zijn? Benader ze dan door hier nog op in te gaan. 

Daarnaast kan je in WebinarGeek ook een salespagina en evaluatie pagina maken. Op de sales pagina kan je de mensen bedanken voor het deelnemen tijdens het webinar. Ook kan je een button plaatsen waarmee mensen je kunnen benaderen. Verder is het verstandig om de interacties (denk aan een download van een bestand of een video) nogmaals te delen zodat ze hier rustig naar kunnen kijken. Op de evaluatie pagina kan je vragen voor feedback, handig om van te leren!

Plaats na het webinar een social media post, zo laat je zien aan je volgers dat het webinar succesvol was. Verwijs je volgers naar een landingspagina met een replay van het webinar. Zo zet je jezelf neer als expert. Als het webinar mensen bevalt, zijn ze sneller geneigd om zich volgende keer ook voor een webinar in te schrijven!

Aan de slag!

Nu kan je aan de slag met je het organiseren van je eigen webinar. Succes!

Toch nog vragen? Wij helpen je graag verder!